SIKLUS PRODUKSI

Siklus produksi (production cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembuatan produk. Gambar di bawah ini menunjukan bagaimana siklus produksi dihubungkan dengan subsistem lain dalam sistem informasi sebuah perusahaan.

 Gambar kedua berikutkut ini menggambarkan empat aktivitas dasar dalam siklus produksi: desain produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi, dan akuntansi biaya. Meskipun para akuntan dilibatkan terutama dalam langkah keempat, akuntansi biaya, mereka harus memahami ketiga proses lainnya untuk mampu mendesain laporan yang menyediakan manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk mengelola aktivitas siklus produksi di perusahaan manufaktur modern.

Sistem Informasi Siklus Produksi

PROSES

Memperhatikan bagaimana sistem informasi siklus produksi mengintegrasikan baik data operasional maupun keuangan dari banyak sumber. File daftar bahan baku menyimpan informasi mengenai komponen-komponen produk, dan file daftar operasi berisi informasi mengenai bagaimana untuk pembuatan setiap produknya.Untuk mengembankan spesifikasi tersebut, departemen teknik mengakses kedua file tersebut untuk memeriksa desain produk yang serupa. Departemen teknik juga mengakses buku besar dan file persediaan untuk informasi mengenai perkiraan penjualan dan pesanan pelanggan.  Permintaan bahan baku dikirimkan ke departemen penyimpanan persediaan untuk mengotorisasi pengeluaran bahan baku. Antarmuka computer-integrated manufacturing (CIM) mengirimkan instruksi mendetail ke stasiun kerja pabrik. Antarmuka CIM juga mengumpulkan data biaya dan operasional yang digunakan untuk memperbaharui file barang dalam proses dan pesanan produksi masing-masing.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN 

Aktivitas siklus produksi tergantung pada dan memperbarui database terintegrasi yang berisi data induk mengenai spesifikasi produk dan persediaan. Ancaman pertamanya adalah risiko data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Ancaman lain adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi produksi, seperti rahasia dagang dan peningkatan proses yang menyediakan perusahaan dengan keunggulan kompetitif. Ancaman umum ketiga adalah kehilangan atau perubahan data produksi. 

Desain Produk 

Langkah pertama dalam siklus  produksi adalah desain produk. Tujuannya untuk menciptakan sebuah produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dari segi kualitas, daya tahan, dan fungsionalitas sementara secara simultan meminimalkan biaya produksi. 

PROSES

Aktivitas desain produk menghasilkan dua output. Pertama adalah daftar bahan baku (bill of materials - BOM), menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, dan kuantitas dari setiap komponen yang digunakan dalam produk jadi. Kedua adalah daftar operasi (operation list), yang menspesifikasikan urutan langkah-langkah untuk mengikuti dalam membuat produk, peralatan apa yang digunakan, dan seberapa lama setiap langkah yang diambil.

Alat-alat seperti perangkat lunak manajemen siklus hidup produk - PLM dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses desain produk. PLM terdiri atas tiga komponen kunci: perangkat lunak untuk mendesain produk baru (CAD); perangkat lunak manufaktur digital yang menirukan bagaimana produk-produk tersebut akan diproduksi, dan perangkat lunak manajemen data produk yang menyimpan semua data yang terkait dengan produk. Perangkat lunak CAD memungkinkan para produsen untuk mendesain dan menguji model produk 3-D virtual, sehingga dapat mengeliminasi biaya yang terkait dengan pembuatan dan penghancuran prototipe fisik.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Desain produk yang buruk meningkatkan biaya dalam beberapa cara. Menggunakan terlalu banyak komponen unik ketika membuat produk yang serupa meningkatkan biaya yang terkait dengan pembelian dan pemeliharaan persediaan bahan baku. Ini juga sering mengakibatkan proses produksi yang tidak efisien karena kompleksitas yang berlebihan dalam mengubah dari produk satu ke produk yang lain. 

Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan. Tujuannya untuk mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien.

METODE PERENCANAAN PRODUKSI

Dua metode umum perencanaan produksi adalah manufacturing resource planning dan produksi ramping. Manufacturing resource planning (MRP-II) adalah perpanjangan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang berupaya untuk memenuhi permintaan penjualan yang diperkirakan. Sama seperti MRP-II adalah perpanjangan dari sistem pengendalian persediaan MRP, produksi ramping (lean manufacturing) memperpanjang prinsip-prinsip sistem persediaan just-in-time untuk seluruh proses produksi. Tujuannya unutk meminimalkan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.

Operasi Produksi

Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah pembuatan produk yang sebenarnya. Cara aktivitas ini dicapai berbeda-beda diberbagai perusahaan, perbedaan berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi.

Akuntansi Biaya

Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Tiga tujuan utama dari sistem akuntansi biaya: (1) Menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan pengevaluasian kinerja operasi produksi; (2) Menyediakan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam penetapan harga dan keputusan bauran produk; dan (3) Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung nilai-nilai persediaan dan harga pokok penjualan yang muncul dalam laporan keuangan perusahaan.

SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Diagram konteks dari siklus pengeluaran:

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran ini adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting, yaitu:

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengkonsolidasikan pembelian antar unit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah ke bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan dibawah ini.

 Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang ada di gambar tersebut:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

  Sistem Informasi Siklus Pengeluaran
Berikut ini adalah tabel perbandingan aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem ERP seperti pada gambar berikut ini:
 


Meskipun gambar tersebut menunjukan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI (Electronic Data Interchange) juga Electronic Document Interchange. EDI adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik.

Sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (radio frequency identification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang. AOE juga membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, sistem tersebut memperbaharui file utang, faktur terbuka, dan buku besar umum.

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAN
Sebagaimana yang ditunjukkan dalam kasus perkenalan, catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan sistem profesional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.

PROSES
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman. Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonomis-EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok. Biaya pemesanan termasuk seluruh biaya terkait dengan pemrosesan transaksi pembelian. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikaitkan dengan penahanan persediaan. Biaya kehabisan stok adalah yang dihasilkan dari kekurangan persediaan, seperti penjualan yang hilang atau penundaan produksi.

Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukan yang diperkirakan. Terlebih dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian).

Dalam memilih pemasok juga perlu beberapa faktor yang harus dipertimbankan, yaitu:

• Harga
• Kualitas bahan baku
• Ketetapan pengiriman

Pesanan pembelian (purchase order)

Gambar diatas adalah contoh dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan.

Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, biasanya setahun.

 ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Berbagai ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-masing harus ditutupi dalam dalam pejanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu tersebut, yaitu:

• Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?
• Pihak mana yang bertanggungjawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontrak tersebut tidak diikuti?
• Pihak mana yang bertanggungjawab untuk kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan label?
• Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
• Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada  yang dipesan jika dengan melakukannya mengurangi total biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukannya sebagian?

Penyuapan (kickbacks), merupakan hadiah dari pemasok ke agen pembelian untuk tujuan memengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok adalah ancaman yang lainnya.

Penerimaan
Lapiran penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pemhirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Ada tiga pengecualian yang mungkin terjadi terhadap proses ini, yaitu:

1.  Menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan.
2. Menerima barang rusak.
3. Menerima barang berkualitas interior yang gagal inspeksi.

Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo kredit dikirimkan ke pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.

Menyetujui Faktur Pemasok
Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima. Paket voucher (voucher package) adalah kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait.

Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, yaitu:

• Sistem nonvoucher, tiap-tiap faktur yang disetujui di posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.
• Sistem voucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan  juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidentifikasi jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.

ERS (evaluated receipt settlement) adalah pendekatan "tanpa faktur". ERSmenggantikan proses pencocokan tiga cara tradisional (faktur pemasok,laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan sebuah pencocokan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Berikut gambar perbandingan pencocokan tiga cara tradisional untuk utang dengan pencocokan dua cara yang digunakan oleh sistem ERS.



Kartu pengadaan (procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.