SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Diagram konteks dari siklus pengeluaran:

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran ini adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting, yaitu:

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengkonsolidasikan pembelian antar unit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah ke bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan dibawah ini.

 Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang ada di gambar tersebut:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

  Sistem Informasi Siklus Pengeluaran
Berikut ini adalah tabel perbandingan aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem ERP seperti pada gambar berikut ini:
 


Meskipun gambar tersebut menunjukan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI (Electronic Data Interchange) juga Electronic Document Interchange. EDI adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik.

Sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (radio frequency identification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang. AOE juga membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, sistem tersebut memperbaharui file utang, faktur terbuka, dan buku besar umum.

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAN
Sebagaimana yang ditunjukkan dalam kasus perkenalan, catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan sistem profesional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.

PROSES
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman. Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonomis-EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok. Biaya pemesanan termasuk seluruh biaya terkait dengan pemrosesan transaksi pembelian. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikaitkan dengan penahanan persediaan. Biaya kehabisan stok adalah yang dihasilkan dari kekurangan persediaan, seperti penjualan yang hilang atau penundaan produksi.

Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukan yang diperkirakan. Terlebih dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian).

Dalam memilih pemasok juga perlu beberapa faktor yang harus dipertimbankan, yaitu:

• Harga
• Kualitas bahan baku
• Ketetapan pengiriman

Pesanan pembelian (purchase order)

Gambar diatas adalah contoh dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan.

Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, biasanya setahun.

 ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Berbagai ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-masing harus ditutupi dalam dalam pejanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu tersebut, yaitu:

• Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?
• Pihak mana yang bertanggungjawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontrak tersebut tidak diikuti?
• Pihak mana yang bertanggungjawab untuk kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan label?
• Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
• Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada  yang dipesan jika dengan melakukannya mengurangi total biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukannya sebagian?

Penyuapan (kickbacks), merupakan hadiah dari pemasok ke agen pembelian untuk tujuan memengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok adalah ancaman yang lainnya.

Penerimaan
Lapiran penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pemhirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Ada tiga pengecualian yang mungkin terjadi terhadap proses ini, yaitu:

1.  Menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan.
2. Menerima barang rusak.
3. Menerima barang berkualitas interior yang gagal inspeksi.

Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo kredit dikirimkan ke pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.

Menyetujui Faktur Pemasok
Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima. Paket voucher (voucher package) adalah kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait.

Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, yaitu:

• Sistem nonvoucher, tiap-tiap faktur yang disetujui di posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.
• Sistem voucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan  juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidentifikasi jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.

ERS (evaluated receipt settlement) adalah pendekatan "tanpa faktur". ERSmenggantikan proses pencocokan tiga cara tradisional (faktur pemasok,laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan sebuah pencocokan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Berikut gambar perbandingan pencocokan tiga cara tradisional untuk utang dengan pencocokan dua cara yang digunakan oleh sistem ERS.



Kartu pengadaan (procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.