Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas

Kasus Integratif : Alpha Omega Electronics

Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik konsumen yang murah, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, permainan, dan peralatan dapur kecil. Seperti kebanyakan produsen, AOE tidak menjual produknya langsung kepada konsumen individu, tetapi hanya ke para pengecer.

Presiden AOE, Linda Spurgeon, mengadakan rapat dengan para eksekutif guna mendiskusikan dua isu yang mendesak. Pertama, AOE secara terus menerus kehilangan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua, masalah arus kas telah memaksa peningkatan pinjaman jangka pendek. Pada saat itu wakil presiden pemasaran,  Trevor Whitman, menjelaskan bahwa salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah para pesaing yang rupanya menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik. kemudian Linda menanyakan kepada Elizabeth Venko, kontrolir, mengenai masalah arus kas AOE. Elizabeth menjelaskan bahwa daftar umur piutang yang terbaru mengindikasikan peningkatan signifikan atas sejumlah piutang pelanggan yang telah jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selain itu, Best Value Company, sebuah jaringan ritel (pengecer) yang telah menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bangkrut. Elizabeth mengakui bahwa ia tidak yakin apakah AOE akan mampu menagih sejumlah besar piutang yang telah jatuh tempo dari Best Value.

Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi terperinci mengenai kedua isu tersebut. Ia mengakhiri rapat tersebut dengan meminta  Trevor dan Elizabeth agar bekerja sama dengan Ann Brandt, wakil presiden sistem informasi, untuk mengembangkan sistem pelaporan agar AOE dapat mengawasi secara lebih dekat dan mengambil langkah untuk meningkatkan layanan pelanggan maupun manajemen arus kas. Secara spesifik, Linda meminta Trevor, Elizabeth, dan Ann untuk mengatasi isu-isu sebagai berikut.

1. Bagaimana AOE dapat meningkatkan layanan pelanggan? Informasi apa yang diperlukan oleh pemasaran untuk menjalankan tugasnya dengan lebih baik?
2. Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi pelanggan dan pasar yang paling menguntungkan?
3. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pengawasan rekening kreaditnya? Bagaimana setiap perubahan dalam kebijakan memengaruhi penjualan dan piutang tidak tertagih?
4. Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penerimaan kasnya?

Kesimpulan

 Dari kasus diatas dapat disimpulkan bahwa, AOE tersebut menunjukkan bagaimana kekurangan dalam sistem informasi yang digunakan untuk mendukung aktivitas siklus pendapatan dapat menciptakan masalah signifikan bagi sebuah organisasi. Jadi dengan kasus ini kita diharapkan dapat memahami dan juga dapat berfikir mengenai bagaimana sistem informasi yang didesain dengan baik dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas siklus pendapatan sebuah organisasi.

 

Pendahuluan

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dan penjualan-penjualan tersebut. Siklus pendapatan merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.

 
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting, yaitu:

• Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
• Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus ditempatkan?
• Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau outsourcing ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
• Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
• Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang seharusnya ditawarkan? Seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan?
• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan. Empat aktivitas dasar tersebut:

1. Entri pesanan penjualan (Sales order entry)
2. Pengiriman (Shipping)
3. Penagihan (Billing)
4. Penerimaan kas  (Cash collections)

Pengendalian Integritas Pemrosesan dan Ketersediaan

Integritas Pemrosesan

Prinsip Integritas Pemrosesan dari Trust Service Framework menyatakan bahwa sebuah sistem yang dapat diandalkan adalah sistem yang menghasilkan informasi akurat, lengkap, tepat waktu, dan valid.
Ada tiga tahap proses pengolahan data dan COBIT:

1. Input. Ancaman/risiko: data yang tidak valid, tidak otorisasi,  tidak lengkap, tidak akurat. Pengendalian: Bentuk desain, pembatalan dan penyimpanan dokumen, otorisasi dan pemisahan tugas pengendalian, pemindaian visual, pengendalian entri data.
2. Pemrosesan. Ancaman/risiko: kesalahan dalam output dan data yang tersimpan. Pengendalian:Pencocokan data, label file, total batch, pengujian saldo cross-footing dan saldo nol, mekanisme menulis perlindungan (write-protection), pemrosesan database, pengendalian integritas.
3. Output. Ancaman/risiko: pengguna laporan yang tidak akurat atau tidak lengkap; pengungkapanyang tidak diotorisasi informasi sensitif; kehilangan, perubahan, tau pengungkapan informasi dalam transit. Pengendalian: pemeriksaan dan rekonsiliasi, enkripsi dan pengendalian akses, pengecekan berimbang, teknik pengakuan pesan.

Bentuk Desain 
 
Dua bentuk utama desain pengendalian yang penting melibatkan dokumen sumber:

1.  Sebelum penomoran (prenumbering). Prenumbering tersebut meningkatkan pengendalian dengan memperbolehkannya untuk memverifikasi bahwa tidak dokumen yang hilang. Ketika dokumen data sumber yang telah dinomori digunakan, sistem harus diprogram untuk mengidentifikasi dan melaporkan dokumen sumber yang hilang atau duplikatnya.
2. Dokumen turnaround (turnaround document) adalah catatan atas data perusahaan yang dikirimkan ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan oleh pihak eksternal tersebut untuk selanjutnya di input ke sistem. Dokumen tersebut disiapkan dalam bentuk yang dapat terbaca oleh mesin untuk memudahkan pemrosesan selanjutnya sebagai catatan input. Dokumen tersebut juga meningkatkan ketepatan dengan mengeliminasi potensi kesalahan input ketika memasukkan data secara manual.

Pembatalan dan Penyimpanan Dokumen Sumber

Dokumen-dokumen sumber yang telah dimasukkan ke dalam sistem harus dibatalkan sehingga mereka tidak dapat dengan sengaja atau secara tidak jujur dimasukkan ulang ke dalam sistem. Dokumen kertas harus ditandai, contohnya, dengan memberi stempel "dibayar". Dokumen elektronik dengan cara yang sama dapat "dibatalkan" dengan mengatur sebuah field tanda untuk mengindikasikan  bahwa dokumen tersebut telah diproses.

Pengendalian Entri Data
  
Dokumen-dokumen sumber harus dipindai untuk kewajaran dan kebenaran sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Pengendalian manual ini harus dilengkapi dengan pengendalian entri data otomatis, seperti berikut ini:

• Field Check. Menentukan apakah karakter pada sebuah field adalah dari jenis yang tepat.
  
• Sign Check. Menentukan apakah data pada sebuah field memiliki tanda aritmetika yang sesuai.
  
• limit Check. Menguji sejumlah numerik terhadap nilai tetap.
  
• Range Check. Menguji apakah sejumlah numerik berada pada batas terendah dan tertinggi yang telah ditentukan sebelumnya.
  
• Size Check. Memastikan bahwa data input akan sesuai pada  field yang ditentukan.
  
• Completenes Check/test. Memverifikasi bahwa seluruh item-item data yang diperlukan telah dimasukkan.
  
• Validity Check. Membandingka kode ID atau nomor rekening dalam data transaksi dengan data serupa di dalam file induk untuk memverifikasi bahwa rekening tersebut ada.
  
• Reasonable Test. Menentukan kebenaran dari hubungan logis antara dua item-item data.
  
• Nomor ID (seperti nomor pegawai) dapat berisi cek digit (check digit) yang dihitung daei digit  lain. Perangkat entri data kemudian dapat diprogram untuk menjalankan verifikasi cek digit, yang melibatkan penghitungan ulang cek digit untuk mengidentifikasi kesalahan entri data.

Pengendalian Tambahan Entri Data Pemrosesan Batch 

• Pemrosesan batch bekerja lebih efisien jika transaksi-transaksi disortir, sehingga rekening-rekening yang terkena dampak berada dalam urutan yang sama dengan catatan di dalam file induk. Sebuah pengecekan berurutan menguji apakah batch atau input data berada di dalam urutan numerik atau alfabetis yang tepat.
• An error log yang mengidentifikasikan kesalahan input data (tanggal, penyebab, masalah) memudahkan pemeriksaan tepat waktu dan pengumpulan ulang atas transaksi yang tidak dapat diproses.
• Batch total merangkum nilai-nilai numerik bagi sebuah batch atas catatan input. Berikut ini ada 3 total batch yang sering digunakan:
1. Financial total. Menjumlahkan sebuah field yang berisi nilai-nilai moneter; seperti total jumlah dolar dari seluruh penjualan untuk sebuah batch transaksi penjualan. 
2. Hash total. Menjumlahkan sebuah field numerik non-finansial, seperti field total kuantitas yang dipesan di dalam sebuah batch transaksi penjualan.
3. Record count adalah banyaknya catatan dalam sebuah batch.

Pengendalian Tambahan Entri Data Online

• Prompting adalah sebuah pengecekan kelengkapan secara online, dimana sistem meminta tiap-tiap item data input dan menunggu respons yang dapat diterima, memastikan bahwa seluruh data yang diperlukan telah dimasukkan.
• Closed-loop verification mengecek ketepatan dari data input dengan menggunakannya untuk mengambil dan menampilkan informasi terkait lainnya.
• Transaction log, menyertakan sebuah catatan mendetail dari seluruh transaksi termasuk pengidentifikasian transaksi khusus, tanggal dan waktu entri, serta siapa yang memasukkan transaksi. Jika sebuah file online dirusak, loh transaksi dapat digunakan untuk memulihkan file.

PENGENDALIAN KERAHASIAAN DAN PRIVASI

MENJAGA KERAHASIAAN

Didalam suatu organisasi pasti memiliki sensitif yang tak terhitung, termasuk rencana strategis, rahasia dagang, informasi biaya, dokumen legal, dan peningkatan proses. Oleh karenanya, menjaga kerahasiaan kekayaan intelektual organisasi dan informasi serupa yang di bagi dengan rekan bisnis, telah lama dikenal sebagai sebuah tujuan utama keamanan informasi.

Ada 4 tindakan dasar yang harus dilakukan untuk menjaga kerahasiaan atas informasi sensitif:

1.      Mengidentifikasi dan mengklasifikasi informasi sensitif untuk dilindungi.

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi letak informasi tersebut disimpan dan orang yang mengaksesnya. Setelah informasi diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan informasi untuk organisasi berdasarkan nilainya.

2.      Mengenkripsi informasi sensitif.

Enkripsi adalah alat yang sangat penting dan efektif untuk melindungi kerahasiaan. Ia adalah satu-satunya cara untuk melindungi  informasi dalam lalu lintasnya melalui internet seperti informasi yang disimpan dalam situs atau dalam sebuah cloud publik.

3.      Mengendalikan akses atas informasi sensitif. Pengendalian akses yang disesain untuk melindung informasi yang sensitif harus ditinjau dan dimodifikasi secara berkelanjutan untuk melindungi ancaman-ancaman baru yang diciptakan oleh kemajuan teknologi.

4.      Melatih para pegawai untuk menangani informasi sensitif secara tepat.

Pelatihan adalah pengendalian yang paling penting untuk melindungi kerahasiaan, supaya para pegawai mengetahui jenis informasi yang dapat mereka bagikan dengan orang luar dan jenis informasi yang perlu dilindungi.

Pada tindakan yang ke tiga ada perangkat lunak IRM(information rights management) yang memberikan tambahan lapisan perlindungan terhadap informasi yang disimpan dengan format digital, menawarkan kemampuan tidak hanya untuk membatasi akses terhadap file atau dokumen tertentu, tetapi juga merinci tindakan-tindakan (baca, salin, cetak, unduh ke perangkat USB, dsb) yang dapat dilakukan individu yang diberi akses terhadap sumber daya tersebut.

Saat ini, banyak organisasi secara konstan mempertukarkan informasi dengan rekan bisnis dan pelanggannya. Oleh karena itu, perlindungan kerahasiaan juga mensyaratkan pengendalian terhadap komunikasi ke luar. Ada sebuah alat yang bisa memenuhi syarat tersebut, yaitu perangkat lunak DLP(data loss prevention). Ia bekerja seperti program antivirus secara terbalik, mengeblok pesan-pesan keluar (baik e-mail, IM, atau pesan lain) yang mengandung kata-kata atau frasa-frasa kunci yang terkait dengan kekayaan intelektual atau data sensitif lain yang ingin dilindungi organisasi.